Отладка автоматической нумерации в программах 1С

Принцип автоматической нумерации в 1С 8.3

Каждый элемент, занесенный в систему 1С (независимо от того, это элемент справочника или документ), имеет свой номер. Каждый номер уникален и присваивается объекту автоматически. Автоматическая нумерация 1С 8.3 для документов может задаваться:

• по типу документа;
• по периоду (обычно, уникальные номера присваиваются единицам каталога в пределах года, как того требуют нормативные акты).

По умолчанию номера создаются в хронологическом порядке: позже дата – больше номер. Как правило, автоматическая нумерация документов в 1с состоит из раздельного 2-частного шифра, где первая часть – это префикс базы данных, а вторая – порядковый номер элемента.

Присвоение идентификаторов осуществляется по порядку от самого короткого номера. Номер документа пользователь задает самостоятельно, при этом он не может изменить прификс базы данных. Например, если документ создается через бухгалтерию, то ему не изменяемый в дальнейшем присваивается префикс «БП».

Сбои автоматической нумерации, устранение неполадок

Автоматическая нумерация договоров 1с сбивается при ручном редактировании данных при создании документа. Вторая часть идентификатора состоит из шестизначного номера по умолчанию. Для примера: «00БП-000639». При создании следующего элемента пользователь вправе заменить не только номер документа, но и количество символов во второй части идентификатора документа/договора. К примеру, на «00БП-99». Логично, что следующим документом в этой последовательности будет файл с именем «00БП-100».

Однако, этого не случится, поскольку пользователь присвоил второй части имени двузначную нумерацию. Теперь ПО от 1С не сможет присваивать обозначения автоматически, а будет создавать новые файлы с одинаковым именем с «99» на конце, так это максимальное двузначное число. Это типичная ошибка пользователей 1С, приводящая к сбою нумерации.

Чтобы не допустить сбоя нумерации, нужно в порядковом номере файла использовать предельное число символов. Автоматическая перенумерация документов в 1С 8.3 позволяет создавать 2 и более файла с полностью идентичными именами. В этом случае есть риск отправки одного документа разным контрагентам.

Как восстановить автоматическую нумерацию в 1С

Для проверки и восстановления нумерации в 1С предусмотрено диагностическое средство под наименованием «Экспресс-проверка ведения учета». Минус инструмента в том, что он проверяет правильность последовательности идентификаторов только для счетов-фактур и кассовых документов.

Алгоритм использования «Экспресс-проверки»:

1. Переход в глобальный раздел «Отчеты»;
2. Переход на вкладку «Анализ учета», далее в «Экспресс-проверку»;
3. Откроется рабочее окно инструмента;
4. В окне нужно задать проверяемый период и кликнуть кнопку «Выполнить проверку»;
5. Если диагностика обнаружит ошибки, то в результатах выдачи они будут подсвечены красным маркером;
6. Программа предложит автоматическую перенумерацию. Перед тем как автоматически перенумеровать документы в 1с 8.3, прочтите предупреждение о том, что после ренумерации может произойти несовпадение номеров «первички» и документов, которые зарегистрированы в базах 1С.

Второй способ того, как изменить нумерацию в 1с 8.3 автоматически – создание обработки. Нужно создать новую внешнюю обработку, включив в нее такие реквизиты:

• Дата начала;
• Дата окончания;
• Начальный номер.

Если учет осуществляется по нескольким подведомственным организациям, то нужно добавить реквизиты «Организация» или «Префикс». Далее, нужно создать ряд серверных команд, делать это нужно с привлечение компетентного программиста.

Выглядеть это должно так.

В качестве заключения нужно отметить, что если вы не являетесь опытным пользователем 1С, не нужно менять текущий алгоритм присвоения идентификаторов. Если возникла необходимость заменить номер документа/договора, то используйте максимальное число символов для правой части имени файла. В Сети есть множество ссылок на обработки, которые позволяют произвести отладку нумерации. Скачать одну из них: Perenumeratsiya-dokumentov-v-1S-Buhgalteriya-8.3.zip.