Планирование работы и деятельности библиотек

Виды документов деятельности библиотеки

Все планы должны быть увязаны в единую систему, которая определяет общие цели задач, сроки выполнения, последовательность работ, а также качество и количество мероприятий.

По времени выполнения различают:

• Глобальные. К ним относятся Перспективный и Стратегический.
• Текущие. Это Годовой, Квартальный, Помесячный и Оперативный.

По масштабам планы библиотек подразделяются на:

• Сводный план библиотечной системы (нескольких библиотек);
• План библиотеки;
• План отдела или филиала библиотеки;
• Индивидуальный план сотрудника библиотеки.

По направлениям деятельности они могут быть:

• Универсальными (охватывающими всю деятельность в целом);
• Тематическими (например: «Планирование библиографической работы библиотеки /филиала /подразделения», – используется для мелких библиотек, в которых отсутствует отдел библиографии).

Перспективный, Стратегический и Годовой обычно создаются для всей организации. Для филиалов или отделов обязательны Квартальные, Ежемесячные, Индивидуальные и Тематические планы.

Отсутствие Перспективных и Стратегических документов считают недостатком системы планирования библиотечной работы. Бюрократическим атавизмом и переизбытком считается слишком большое разнообразие планов, которые дублируют друг друга. А также несогласованность заявленных объёмов работы с масштабом фондов и количеством рабочего времени. Например, слишком раздутые показатели по посещаемости, выдаче и массовым мероприятиям в районном филиале со скромным фондом и 4-часовым рабочим днём ставят такую организацию под подозрение в приписках и показухе.

Цель перспективного плана библиотеки – развитие и инновации. Он пишется на 5 лет. Документ намечает основные линии адаптации организации к требованиям времени, с учётом экономических, технологических и социальных прогнозов на ближайшее будущее. Он содержит:

1. Главные стат. данные по годам (таблицы, графики) библиотеки.
2. Описания перспективных видов деятельности.
3. Описание глобальных работ (реконструкций), на которые нужно больше 2-х лет (например, оцифровка фондов, формирование межбиблиотечного интернет-абонемента и т. д.).

Стратегический план: значение и структура

Он сходен с аналогичным документом в бизнесе и является эффективным инструментом менеджмента и маркетинга. Это концепция развития библиотеки на время от 2 до 5 лет, которая включает в себя такие пункты:

• Миссия, Видение и Главная цель;
• Профильный анализ среды (обслуживаемого населения – реальных и потенциальных читателей);
• SWOT-Анализ библиотеки (сильные и слабые стороны, возможности и препятствия);
• Задачи, методики и формы работы, исходящие из главной миссии организации и максимально её конкретизирующие. Можно с разбивкой на этапы и целями для каждого этапа.

Годовой план библиотеки

Задания библиотеки на год формируются двумя предыдущими глобальными разработками.

Годовое планирование библиотечной деятельности обязательно учитывает главные темы предстоящих 12-ти месяцев в стране в целом, и в населённом пункте в частности. Актуальные литературные, научные, художественные, социальные и другие события и даты календаря по плану, связанные со спецификой региона и самой библиотеки обязательно должны быть вплетены в мероприятия документа.

Обдумывая предстоящую деятельность, нужно проанализировать отчёты за предыдущие пару лет. Найдите то, что осталось не реализованным, учтите те новые формы, которые дали хорошие результаты и получили отклик у посетителей – сделайте на них акцент и введите в традиционную практику.

Годовой план библиотеки несёт 2 вида информации:

1. Текстовая. Аналитическая. Она должна обосновывать намеченные показатели (их изменение по отношению к прошлому периоду) в библиотеке и дать чёткий ответ на вопрос: какова будет политика организации по ведущим направлениям в следующем году. Она может быть:
   • В обслуживании читателей и работе с ними;
   • В изучении читательской аудитории и её потребностей;
   • В работе со справочно-библиографическим аппаратом и информацией;
   • В обеспечении и организации новых/старых фондов;
   • В организации материально-технической базы;
   • В работе со спонсорами и внешним сотрудничеством и т. д.
2. Статистическая. Представляет собой таблицы с цифрами стат. учёта.

   В ней отражаются предполагаемые количественные показатели:

   • Новые читатели;
   • Общее число зарегистрированных пользователей;
   • Книговыдача;
   • Посещение (в т. ч. на массовых мероприятиях);
   • Новые поступления в фонд;
   • Списание устаревшего фонда.

   И качественные показатели:

   • Документообеспеченность. Количество книг фонда, приходящееся на 1 зарегистрированного читателя. Оптимальным считается 15-17 экз. на читателя для центральной библиотеки города, из них: 10% - выпуска последних 2-х лет, 40% - последних 5 лет, 40-50% - представляющие художественную и научную ценность;
   • Обновляемость фонда. Соотношение новых поступлений и списания устаревшей и изношенной. Для плана центральной библиотеки города считается оптимальным показатель в 5%. На 1 читателя – 0,35 новых книг текущего года. Рекомендовано выписывать до 150 названий периодики.
   • Читаемость. Среднее число выданных на 1 читателя книг в год.
   • Посещаемость. Среднее количество посещений в год на 1 читателя.
   • Обращаемость фонда. Среднее количество выдач относительно общего количества фонда. Норма для города – от 1,5 и больше.

   От качественных показателей во многом зависит финансирование библиотеки и её плана.

Структура годового универсального плана

Документ имеет минимум 8 разделов:

1. Центральные задачи и приоритеты деятельности (текстовая часть).
2. Контрольные рабочие показатели в плане (таблицы с цифрами) библиотеки.
3. Организация обслуживания населения (текст).
4. Массовые мероприятия (описание и предполагаемое посещение).
5. Работа со справочно-библиографическим аппаратом.
6. Работа по формированию и организации фонда (обоснование+цифры).
7. Материальная база и техника в организации.
8. План кадровой работы.

Дополнительно могут присутствовать разделы:

1. Планирование методической работы в библиотеке (для Центральных библиотек).
2. Узко-тематические документы.

Квартальные планы для отделов и индивидуально-оперативные для сотрудников

Квартальную деятельность принято планировать в отделах по пунктам универсальной годовой разработки. В них идёт детализация действий и отмечаются ответственные за исполнение. Этот документ – основа для ежемесячных планов сотрудников отдела.

Оперативный план на день с детализацией обязанностей по исполнителям используют реже, только в крупных библиотеках, где большой штат и поток однообразных работ.

Планы работы городских и сельских филиалов составляются в соответствии с задачами, поставленными перед ними в сводных универсальных документах ЦБС, к которым они относятся.

Креативный пример презентации такого документа смотрите на видео: