• Разработка 1С и ИТ-систем по автоматизации бизнес-процессов Арбор Прайм
  • Российский разработчик
    IT-систем для бизнеса
  • 1,151
  • 0

Процесс стандартизации работы в организации: как и зачем

Приведение к единой форме продуктов, процессов и услуг – сущность эффективной работы любой компании. В современном мире стандартизации подвержены почти все уровни жизни человека. Понятие стандарт включает в себя эталонный образец, при следовании которого достигается результат. Стандартизация – это улучшение. В большинстве случаев, разрабатываются стандарты по улучшению процесса, товаров, документов и услуги, которые фигурируют в ежедневной деятельности компании. Организации нужно потратить определенную сумму и время, чтобы создать полноценную структуру системы менеджмента качества.


Процесс стандартизации работы в организации: как и зачем

В каких направлениях идет развитие стандартизации?

Стандартизация в Российской Федерации развивается в следующих направлениях:

  • классическая (регламентируемая конституцией РФ, федеральным законом «О стандартизации»);
  • образовательная (регулируется конституцией и законами РФ «Об образовании», «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»);
  • медицинская (деятельность осуществляется федеральным законом «О государственной системе здравоохранения»);
  • социальная (регулируется указом президента РФ «Об организации подготовки государственных социальных стандартов для определения финансовых нормативов формирования бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов»).

Что можно стандартизировать на предприятии?

Объекты, которые стандартизируют:

  • продукция;
  • работа;
  • процесс;
  • услуги.

Стандартизация работы включает последовательность действий для достижения результата.

Стандартизация деятельности организации включает разработку стандартов для выпускаемой продукции, выполняемых процессов, организационной и управленческой работы. Каждые 5 лет оптимизируют. В бизнесе приводят в нормированный вид и операции по технологии, и коммуникации (с клиентами, с коллегами, с подчиненными).

Внимание! Стандартизация процессов повышается, например, за счет применения следующих мер:

  • сотрудники завода снова изучили инструкции по технике безопасности;
  • работники, задействованные в работе со сложным оборудованием, прошли курсы повышения квалификации, тем самым повысили производительность труда;
  • руководители отделов прошли переаттестацию, чтобы выявить профессиональную пригодность;
  • начальники некоторых подразделений тоже отправлены на повышение квалификации.

Услуга является результатом взаимодействия двух заинтересованных сторон и подразделяется на:

  • материальную, результат которой – измененная продукция (отремонтированная машина, сшитая кофта, проданная коробка конфет);
  • нематериальную, направленную на потребителя (пациент поликлиники, турист, пассажир, посетитель ресторана, преподавание);
  • производственную, удовлетворяющую требованиям предприятий (научно-исследовательская, конструкторская, технологическая работы, поступление в учебное заведение, профессия врача).

Производственная услуга – это процесс, применяемый для создания продукции и оказания услуги. Стандартизация производства характеризуется союзом объектов. Один из примеров – машиностроение. Объекты – технологические процессы, виды редукторов, безопасность агрегатов.

Привести к единому эталону на предприятии следует следующие объекты:

  • время, которое работник затрачивает на работу;
  • документы, регламентирующие деятельность организации;
  • процессы и услуги, с которыми сталкиваются сотрудники каждый день.

Важно! При стандартизации деятельность предприятия становиться «прозрачной», и ею легче управлять. Введение стандартов обеспечивает качество и скорость работы.

Какие виды стандартных документов используют в организации?

На предприятии должны присутствовать следующие типы документов, которые обязательно проверяются во время аудита:

  1. Рабочие стандарты или work standards, которые являются самой большой группой фиксированных документов. В основном они связаны с технологией и являются техническими документами (ведомость контроля качества, инструкции по применению, рабочий чертеж). Алгоритм меняется крайне редко, так как они не связаны со временем такта.
  2. Документы, связанные с производственным инструктажем при приеме на работу и начальной подготовке сотрудников (должностные инструкции, инструкции по технике безопасности).
  3. Стандартные документы и инструменты по технике Кайдзен, которая практикует совершенствование всех уровней деятельности (статистические данные по процессам, трудовому движению, карты, аналитические таблицы analysis sheets).
  4. Стандартизированные работы, описывающие процесс, который ведет к конкретным результатам. Относятся следующие документы:
    • стандартную операционную процедуру (СОП);
    • карту распределения времени (Standardized Work Combination Table);
    • карту распределения процессов (Standardized Process Chart);
    • ведомость работ (Work Capacity Chart).

Стандартизация более высокого уровня регламентируется стандартами:

  • международными (ISO 9000 и ISO 14000);
  • межгосударственными;
  • государственными (ГОСТ Р);
  • отраслевыми(ОСТ);
  • национальными;
  • предприятий (СТП);
  • научно-технических и инженерных обществ (СТО);
  • техническими условиями (ТУ).

Стандартизированный документ, обеспечивающий качественную продукцию и эффективную работу – это ГОСТ. Содержательная сторона стандартных документов подразделяет их на:

  • основополагающие, включающие документацию по управлению, организации, методике и общетехническую;
  • стандарты на создаваемую продукцию;
  • стандарты на методики испытаний и анализа.

Внимание! В Федеральном законе «О стандартизации» прописаны документы, которые позволяют стандартизировать работу, продукты и услуги в Российской Федерации.

К каким изменениям приведет внедрение стандартов?

Стандартизированные объекты в бизнесе:

  • повышают эффективность и результативность работы;
  • помогают планировать кадры;
  • снижают недоверие и повышают профессиональные качества команды, за счет внедрения профстандартов;
  • упрощают приспособление сотрудников к рабочему месту.

Основные условия к оформлению стандартизированного документа

Стандарт следует оформлять, придерживаясь следующих требований:

  1. содержание документа должно быть лаконичным, не стоит долго расписывать процесс, а привести конкретные действия;
  2. стилистика текста должна быть такой, чтобы любой сотрудник мог понять, о чем идет речь;
  3. сложные понятия подкреплять указанием на инструмент или рабочее место, например, в виде изображений или схем.

Как автоматизировать стандартизацию бизнес-процессов?

Чтобы автоматизировать стандартизацию бизнес-процессов и повысить контроль за работниками, можно воспользоваться некоторыми средствами формализации (компьютерными программными пакетами). Подобное решение в разы экономит время сотрудников для выполнения процессов, и в электронной форме содержит всю информацию в виде базы данных.

Автоматизация моделированием позволяет:

  • сохранять всю информацию об операциях в стандартной форме;
  • выгружать в MS Word или MS Excel готовые документы;
  • получать доступ посредством web-интерфейса.

Какое место занимает и какую играет роль стандартизация в устройстве общества?

Стандартизация – это процесс по введению и применению определенных правил и ограничений, чтобы внести упорядоченность в деятельность конкретной сферы жизни. В дальнейшем упорядочивание приведет к установлению оптимальной экономии, но только при условии соблюдения условий эксплуатации и требований безопасности. Соединение стандартизированных документов, сформированных на базе научных, технических новинок и многолетнего опыта, создают основу для настоящей и будущей эволюции промышленности.

Примеры применения стандартизации

В бизнес-процессе при составлении двух одинаковых отчетов, но с разными реквизитами два сотрудника его выполнили за неодинаковое время. Первый справился за минимальные 20 минут, и выполнил отчет без ошибок. Второй потратил на заполнение формы 50 минут и допустил 3 ошибки. Разница во времени составлении отчетности зависит от подхода. Применение СОПов изменит существующую разницу и значительно повысит эффективное использование рабочего времени.

В учебных заведениях стандартизированный документ, обеспечивающий качественное преподавание, повысил уровень знаний студентов. Если ранее образование регламентировалось учебными планами, обеспечивающими нормативно-правовое регулирование содержания, результатов получения образования. Как называется новый стандартизированный документ, обеспечивающий сохранение единого образовательного пространства? ФГОС (федеральный государственный образовательный стандарт), который уделяет особое внимание обеспечению условий образования.

В крупной производственной фирме ввели среду Business Studio. В течение года работникам департамента организационного развития разработано более 300 регламентов, по сравнению с годом, не использующим среду моделирования – около 100. Внедрение обеспечило «прозрачность» деятельности фирмы.

Для повышения эффективной работы на производстве, которая хочет достичь наивысшего уровня развития процессов в бизнесе, необходимо проводить стандартизацию деятельности. Требования стандартов основывать на научных, технических и технологических достижениях и не противоречить нормам трудового законодательства.

Введение стандартизированных документов и ежедневное применение в бизнес-процессах, сформирует актуальную, качественную, информационную и используемую на практике базу регламентированных пакетов, которые просто и легко исправлять.

Стандартизация бизнес-процессов: основы построения системы
Стандартизация и оптимизация бизнес процессов. ISO 9001 & Lean- Бережливое производство

Комментарии

Комментариев еще не оставлено
В случае ответов Вам придет уведомление