Значение термина
Автоматизация означает организацию работы с применением программы, отслеживающей и регулирующей все этапы движения товаров от поставщика до конечного потребителя, сводя к минимуму непроизводительный ручной труд. Она возможна при любом размере бизнеса – от аптечного киоска до автоматизации аптечной сети.
Кратко, сущность её можно изложить в нескольких тезисах:
- на основании складских остатков и анализа продаж формируется заявка поставщику;
- руководствуясь регулярно обновляемыми прайсами, программа проводит сравнение цен на медикаменты, помогая создавать оптимальные заказы для каждого поставщика;
- на основании отпускных документов поставщиков, полученных по интернету, программа принимает продукцию на склад;
- определяет места хранения;
- генерирует этикетки со штрих-кодами;
- рассчитывает отпускные цены на основании нормативных актов;
- по запросу выдаёт данные о наличии и месте хранения продукции;
- при отпуске товаров и считывании штрих-кода, списывает материалы с остатков.
Кроме того, программа может хранить и предоставлять информацию о товарах, формировать различные отчёты и производить анализ хозяйственной деятельности предприятия.
Задачи, решаемые автоматизацией
Проводимая в сети аптек, или в отдельной торговой точке, автоматизация ставит своей целью оптимизацию деятельности, снижение издержек и, следовательно, повышение прибыли.
Важно! Многие владельцы аптек не автоматизируют аптеки из-за дороговизны, боязни чего-то нового, нежелания перемен и др. Но программа для аптеки и автоматизация аптек в целом имеет несколько очень жирных плюсов. Правильная автоматизация аптек даёт большое преимущество перед конкурентами и помогает увеличить товарооборот аптеки в целом. Источник: http://farmprofi.net/avtomatizaciya_aptek_zachem/
Снижение нагрузки на персонал
- Существенно уменьшается время на обслуживание клиентов, поскольку вся нужная информация– остатки товара, аналоги, адрес хранения и даже инструкции по применению, доступна в компьютере, на рабочем месте сотрудника.
- Упрощается и ускоряется процесс инвентаризации, так как на любой момент времени известны остатки по складу и ячейки хранения.
- Автоматически составляются заявки на поставку медикаментов. Программа формирует отчеты о поступлении и реализации материалов, на их основании определяя потребности в различных товарах.
Экономические выгоды
Программы, использующиеся для автоматизации аптеки, позволяют на основании разнообразных отчётов анализировать оборот продукции, определять оптимальные сроки и размеры заказов. Остатки на складе регулируются таким образом, чтобы продукция не залёживалась, благодаря чему средства не «замораживаются» в неходовом товаре.
Автоматизация облегчает работу с бесплатными и льготными рецептами, позволяет вводить различные дисконтные программы и программы лояльности клиентов.
Анализ движения материалов даёт возможность оперативно реагировать на нужды потребителя, вплоть до изменения выкладки продукции.
Управление продажами и товарным запасом
Автоматизация аптеки с помощью специальной программы предоставляет руководителю предприятия реальное положение вещей в бизнесе, минимизируя ошибки в отчётности. Позволяет строить планы и вносить изменения в работу в целях повышения экономической эффективности.
Задачи автоматизирования на разных этапах работы
На каждом уровне аптечного бизнеса автоматизация решает свои задачи, направленные в результате на улучшение функционирования всего предприятия.
Аптечный пункт
Основные задачи, возлагаемые на программу:
- бухгалтерский учёт;
- отслеживание остатков;
- осуществление продаж.
Аптека
На этом уровне могут добавляться функции заказа медикаментов, если речь идёт об одиночной аптеке, и перераспределения продукции между подчинёнными пунктами.
Центральный офис сети
Сбор и сопоставление информации со всех филиалов, анализ, формирование заказов поставщикам, ценообразование, распределение и перераспределение медикаментов между аптеками, централизованное руководство сетью.
Оптовый склад
Приём и адресное хранение медикаментов. Формирование партий и отправка в филиалы.
Особенности аптечной торговли
Торговля лекарствами и медикаментами имеет свои тонкости.
Аптеке приходится работать с огромной номенклатурой, в несколько десятков тысяч позиций. Мало того, препараты одного наименования могут поставляться в разных лекарственных формах, дозировке, предназначаться для взрослых или детей. Существуют алгоритмы группирования их по разным признакам, облегчающие работу.
Особенное значение в реализации лекарств уделяется соблюдению срока годности. Программа анализирует данные и формирует отчёт о препаратах, которые необходимо реализовать до конкретной даты, или произвести отзыв из торговой сети.
Не менее важен учёт медикаментов по партиям. В случае появления данных о забракованных партиях медикаментов, сотрудники аптеки должны иметь возможность быстро установить, есть ли в наличии товар из данной партии, и изъять его из продажи. Программа даже позволяет установить, кому и когда были проданы медикаменты из забракованной партии.
Критерии выбора программного обеспечения
Существует большое количество программ, позволяющих автоматизировать любую аптеку. Все они имеют понятный интерфейс и легки в освоении. В каждом отдельном случае разработчики адаптируют возможности программы под требования конкретного клиента.
Если говорить о сетях аптек, то автоматизировать их лучше постепенно, по мере поступления средств. К тому же, на первой из автоматизированных аптек Вы сможете хорошо научиться работать в программе для аптеки и проверить функционал. Если потребуется, Вы сможете попросить программистов доработать, доточить необходимые для Вас функции программы для аптечных сетей. Источник: http://farmprofi.net/umensit-zatrati-na-avtomatizaciyu/
При выборе софта нужно учесть следующие факторы:
- стоимость ПО;
- стоимость сопровождения;
- функционал;
- совместимость с периферическим оборудованием;
- возможность модернизации.
Выгоды автоматизирования
Практика показывает, что автоматизация положительно сказывается на работе аптек, способствует росту товарооборота, выручки и прибыли.
Для предприятия в целом
- Снижение издержек за счёт оптимизации складских запасов.
- Увеличение товарооборота благодаря выявлению наиболее ходовых позиций.
- Повышается производительность каждого отдельного работника, и отпадает необходимость увеличения штата.
- Автоматизированный контроль за реализацией лекарственных средств позволяет пресекать злоупотребления со стороны персонала при продаже рецептурных препаратов и товаров со скидками.
- Автоматическое формирование заявок поставщикам на основе анализа продаж, оптимизирует остатки на складах.
- Система предусматривает возможность начисления заработной платы и отпускных сотрудникам, учитывая сменный график и круглосуточную работу некоторых аптек.
Для руководства
- Возможность получить любую аналитику деятельности предприятия в режиме реального времени.
- Формирование отчётов не только по одиночным аптекам, но и по сети в целом.
- Оперативный обмен информацией в сети.
- Единый формат работы аптек.
Для сотрудников
- Сокращение времени на работу с каждым клиентом.
- Возможность общаться с покупателями, повышая этим качество обслуживания.
- Простой доступ к справочной информации.
Для покупателей
- Быстрое и качественное обслуживание.
- Получение исчерпывающих консультаций.
- Возможность всегда приобрести необходимые препараты.
- Быстрый заказ отсутствующих в продаже лекарств.
- Дисконтные программы.
В Москве и других крупных городах большинство аптек уже перешло на прогрессивную форму работы, но в провинции ещё не редкость аптеки, работающие по старинке.
Автоматизация необходима как аптекам, так и аптечным сетям. Это действенный инструмент снижения затрат и повышения эффективности предприятия. Тенденция современной торговли – развитие сетей, централизованное управление которыми могут обеспечить только системы автоматизации. Наиболее популярные на сегодняшний день:
Автоматизация — залог успеха предприятия!
Комментарии