Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:
- во внутрифирменном взаимодействии персонала;
- в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.
Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.
Главные задачи офиса
Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:
- профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
- контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
- составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
- поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
- контролирование бэк-офиса;
- обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
- финансовое и производственное планирование;
- упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
- специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
- автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).
Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса
Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:
- оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
- накопленной аналитической информации о деятельности организации;
- личных дел персонала;
- разработок на производстве;
- данных о партнерах и клиентах.
Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.
Классификация и функции базы данных
База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:
- сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
- интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
- структурирование, защита и хранение данных.
Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).
Компьютерные средства
Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.
Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:
- табличный и текстовый процессоры;
- электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
- аудиопочта и видеотекст;
- хранение большого объема информации;
- программы для управленческой деятельности и т. д.
Некомпьютерные офисные средства
Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.
Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).
Характеристика программного обеспечения
Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.
К основным программам для бизнеса относятся:
- операционная система:
- Microsoft Windows (бюджетный вариант);
- Apple;
- Linux;
- офисные программные компоненты:
- Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
- Siag Office для Unix;
- iWork и т. д.;
- прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
- Adobe Acrobat;
- Photoshop;
- LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
- Autocad;
- Coreldraw;
- TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
- Finereader;
- Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
- Expert-Ease;
- Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
- логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
- Columbis (для турбизнеса);
- Ventura Publisher;
- Lexicon и т. д.;
- антивирусы:
- Kaspersky;
- Webroot;
- Norton;
- Avast;
- McAfee;
- Panda и т. д.
Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).
Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий
Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.
Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)
Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:
- корпоративной почте с домашнего компьютера;
- офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
- внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).
Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:
- виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
- технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
- Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
- программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
- Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
- Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
- базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
- Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
- служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
- новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
- GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.
Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения
К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:
- трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
- возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
- элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
- снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
- актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).
Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.
Комментарии